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Genehmigungen und Behörden

Bei einer Existenzgründung müssen Sie Ihr Unternehmen bei den entsprechenden Ämtern und Behörden anmelden. In erster Linie beim Gewerbe- und Finanzamt, aber möglicherweise auch bei der IHK, der Handwerkskammer, der Agentur für Arbeit, dem Amtsgericht, bei Versicherungen oder der Berufsgenossenschaft.
Wo und wie die Anmeldungen im Einzelnen genau ablaufen, erfahren Sie in dem folgenden Überblick. Gerne vermitteln wir Sie auch an einen Existenzgründungsberater in Ihrer Näher, der Sie ganz ausführlich über die einzelnen Behördengänge informiert, damit Sie möglichst Fehler bei der Anmeldung vermeiden.

Alles über Behördengänge und Meldepflichten

Welche Formalitäten müssen bei einer Existenzgründung erledigt werden?
Nachdem die passende Geschäftsidee gefunden ist, ein professioneller Businessplan erstellt und für den Kapitalbedarf gesorgt ist, kann es endlich losgehen mit der Selbständigkeit. Leider geht die Startphase zunächst mit einigen Behördengängen und Meldepflichten einher und als Gründer kann man sich dabei schnell überfordert fühlen. Jedoch gibt es dafür eigentlich keinen Grund, da man sich z.B. bei einem Gründungsberater sehr gut informieren kann, wo was wie zu erledigen ist.

Zunächst muss differenziert werden, ob Sie sich als Freiberufler oder als Gewerbetreibender selbständig machen wollen und ob Sie für Ihre Existenzgründung bestimmte Genehmigungen oder Zulassungen benötigen.
Freiberufler, wie Rechtsanwälte, Ärzte oder Künstler, müssen keine Gewerbeanmeldung vornehmen, sondern nur das Finanzamt über ihre Tätigkeit informieren. Als Gewerbetreibender muss eine Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt erfolgen. Im Zuge dessen müssen beim Gewerbeamt auch eventuell erforderliche Genehmigungen vorgelegt werden, je nachdem, ob es sich um ein erlaubnispflichtiges oder erlaubnisfreies Gewerbe handelt. Das Gewerbeamt informiert in der Regel alle weiteren relevanten Ämter und Behörden wie die IHK/Handwerkskammer, das Handelsregister, das Statistische Landesamt, die Berufsgenossenschaft und das Finanzamt. Letzteres wird Ihnen einen Steuererfassungsbogen zusenden, in dem Sie Angaben zu Ihren persönlichen und betrieblichen Verhältnissen machen müssen.
Je nach Art des Gewerbes, müssen sich Selbständige bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichern. Den meisten Selbständigen steht jedoch frei, ob sie sich gesetzlich oder privat versichern möchten. Hinsichtlich der zu zahlenden Sozialleistungen wird die Krankenkassen auf jeden Fall Kontakt zum Existenzgründer aufnehmen.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter beschäftigen möchten, müssen Sie bei der Agentur für Arbeit die erforderliche Betriebsnummer beantragen. Sie können in dem Zusammenhang auch den Einstellungszuschuss in Anspruch nehmen, wenn Ihre Angestellten die entsprechenden Kriterien dafür erfüllen.

Je nach Branche und gewählter Rechtsform, hat man als Existenzgründer neben den primären Meldestellen noch mit weiteren Organisationen und Behörden zu tun, bei denen das Unternehmen gemeldet werden muss.


Wo und wie kann man ein Gewerbe anmelden?
Im Prinzip ist jeder dazu berechtigt, ein Unternehmen zu gründen. Dieses muss in der Regel angemeldet werden und kann teilweise auch eine Genehmigung erfordern. Ein Gründungsberater, den Sie über das Anfrageformular kontaktieren können, kann Ihnen darüber Auskunft geben, ob Ihr Vorhaben genehmigungspflichtig ist oder nicht.
Jeder, der sich selbstständig machen möchte, muss sein Unternehmen in der entsprechenden Gemeinde beim zuständigen Gewerbeamt oder Bürgermeisteramt anmelden, um den erforderlichen Gewerbeschein zu erhalten, und eine gemeindeabhängige Bearbeitungsgebühr bezahlen.

Beim Gewerbeamt muss gemeldet werden:
  • der Unternehmensbeginn
  • der Beginn eines (unselbständigen) Zweigbetriebes
  • eine Betriebsübernahme (mit Betriebsende einerseits und Betriebsneubeginn andererseits)

Bei einer Gewerbeanmeldung informiert das Gewerbeamt auch gleichzeitig alle relevanten Behörden, wie das Finanzamt, die Berufsgenossenschaft, die IHK/Handelskammer, die Ausländerbehörde, die statistischen Landesämter und die Behörde für den Arbeitsschutz.

Bei einem genehmigungspflichtigen Gewerbe ist es wichtig, zunächst die Zulassung bei der entsprechenden Behörde zu beantragen, bevor man es anschließend anmelden kann.
Die jeweiligen Voraussetzungen müssen entweder vom Gewerbetreibenden selbst erfüllt werden oder vom geschäftsführenden Vertreter, wenn es sich bei der Gründung um eine juristische Person (wie bei GmbH oder AG) handelt. Um die Genehmigung zu erhalten müssen die entsprechenden Kriterien erfüllt werden, wie die Eignung der räumlichen Verhältnisse, die persönlichen und wirtschaftlichen Gegebenheiten, ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister, eine Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt und ein polizeiliches Führungszeugnis.

Voraussetzung für die Gründung eines Handwerksunternehmens ist zunächst der Nachweis einer bestandenen Meisterprüfung im jeweiligen Handwerksberuf. Im Falle einer GmbH müssen Sie nicht zwingend selbst einen Meisterbrief vorweisen, wenn Sie einen Meister in der Position eines technischen Betriebsführers vorweisen können. Es gibt sowohl zulassungspflichtige Handwerksbereiche mit erforderlichem Meisterbrief, aber auch zulassungsfreie Handwerksbereiche oder handwerksähnliche Unternehmen. Welcher Betrieb genau bei der Handwerkskammer Mitglied werden muss, kann bei der Handwerkskammer im jeweiligen Bundesland erfragt werden.

Dem Gewerbeamt müssen Sie als Antragsteller einige Unterlagen für die Gewerbeanmeldung vorlegen:
  • Zum einen Ihre persönlichen Dokumente, also Ihren Personalausweis oder Reisepass bzw. falls erforderlich einen privatschriftlichen Nachweis der Handlungsvollmacht. Wenn Sie kein deutscher Staatsbürger sind müssen Sie auch eine Aufenthaltsgenehmigung der jeweiligen Ausländerbehörde vorzeigen. Je nach Handwerksart benötigen Sie alle erforderlichen Genehmigungen wie z.B. Handwerkskarte, Maklererlaubnis usw.
  • Bezüglich Ihres Unternehmens müssen zudem alle erforderlichen Nachweise eingereicht werden, wie z.B. Handelsregisterauszug (je nach Rechtsform), eventuell auch den Auszug aus dem Gewerbezentralregister und ein Führungszeugnis.


Muss man das Gewerbe auch beim Finanzamt melden?
Im Zuge einer Gewerbeanmeldung, wird das Finanzamt automatisch vom Gewerbeamt darüber informiert. Das gilt jedoch nicht bei der Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit; dieses muss direkt beim Finanzamt gemeldet werden. Dazu kann man entweder einen vorbereiteten Vordruck verwenden, oder man verfasst einfach selbst kurze eine Mitteilung.

Nachdem Ihre Existenzgründung dem Finanzamt durch Sie persönlich oder durch das Gewerbeamt gemeldet wurde, erhalten Sie per Post den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“, in dem Sie Angaben zu Ihren persönlichen und betrieblichen Verhältnissen machen müssen, u.a. zum Zeitpunkt der Betriebseröffnung, zur Art der ausgeübten Tätigkeit, zur Rechtsform und Gewinnerermittlungsart, zum prognostizierten Umsatz und Gewinn und zur Anzahl der Arbeitnehmer. Ebenso werden Sie in dem Zuge über das Umsatzsteuerverfahren und weitere steuerlichen Regelungen informiert.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen auch Mitarbeiter beschäftigen, so kommt auch hier das Finanzamt ins Spiel, da Sie die einbehaltene Lohnsteuer, die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag der Beschäftigten an das Finanzamt abführen müssen. Auch wenn grundsätzlich der Arbeitnehmer als Schuldner der Lohnsteuer gilt, so ist der Arbeitgeber zur Weitergabe der Lohn-/Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlags an das Finanzamt verpflichtet.


Was ist der Gründungszuschuss und wo wie kann man ihn beantragen?
Wenn Sie ein Unternehmen gründen möchten und bis dahin arbeitslos waren, können Sie von der Agentur für Arbeit dabei in Form eines Gründerzuschusses unterstützt werden. Dazu müssen Sie jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllen, wie z.B. eine kompetente Darlegung Ihres Vorhabens, ein professionell erstellter Businessplan etc. Mit dem Gründungszuschuss werden Sie bis zu 15 Monate finanziell unterstützt, damit Ihr Lebensunterhalt während der Gründungsphase gesichert ist.

Der Gründungszuschuss wird Arbeitnehmern gewährt, die bis zur Gewerbeanmeldung einen Anspruch auf Arbeitslosengeld haben, der bei Beginn der Selbstständigkeit noch mindestens 150 Tage andauert, und nicht bloß eine sogenannte „kurze Anwartschaftszeit“ darstellt.

Der Erhalt des Gründerzuschusses ist maximal bis zum vollendeten 64. Lebensjahr möglich. Zudem müssen noch weitere Voraussetzungen erfüllt werden, z.B., wenn schon mal eine Förderung in Anspruch genommen wurde oder ob die notwenige Qualifikation für die Tätigkeit vorhanden ist.

Grundsätzlich kann für jede Art der Existenzgründung ein Gründungszuschuss beantragt werden, nicht nur bei einer Neugründung, sondern auch wenn aus einer nebenberuflichen Selbständigkeit eine hauptberufliche wird, bei einer Unternehmensübernahme, einer Ausgründung oder auch bei einer tätigen Beteiligung.

Für die Beantragung des Gründerzuschusses müssen Sie einige Unterlagen bei der Agentur für Arbeit einreichen. Dazu gehören neben den richtig ausgefüllten Antragsformularen die Gewerbeanmeldung, der Lebenslauf, die bereits erwähnte fachkundige Stellungnahme, ein professionell erstellter Businessplan (bestehend aus einer detaillierten Darstellung des Vorhabens bezüglich Rechtsform und Standort des Unternehmens, Fachkenntnisse, Angebotskonzeption, Markt- und Wettbewerbsanalyse, Zielgruppenfestlegung, Preisgestaltung, Marktzugangsstrategie, Ermittlung des Kapitalbedarfs, Rentabilitäts- und Liquiditätsplanung und Finanzierungsplan), und die Angabe des Grundes für die letzte Geschäftsauflösung.

Da es bei einer Existenzgründung vieles zu tun und zu beachten gibt, ist es ratsam einen Termin mit einem Gründungsberater zu vereinbaren, was über unser Anfrageformular möglich ist. Er kann Sie bei der Aufbereitung der erforderlichen Unterlagen unterstützen, um den Gründerzuschuss korrekt zu beantragen.


Wann muss ein Unternehmen der Handwerkskammer beitreten?
Bei der Eröffnung eines Handwerksbetriebes, wird dieser automatisch ein Pflichtmitglied in der regionalen Handwerkskammer. Der Inhaber des Handwerksunternehmens oder handwerkähnlichen Betriebes ist ebenso Mitglied wie die anderen Beschäftigten, Gesellen und Lehrlinge. Auch bei der selbständigen Ausübung einer nicht-wesentlichen Tätigkeit eines Handwerks ist man ein Mitglied in der Handwerkskammer.
So wie die Handwerkskammer für die Handwerksbetriebe zuständig ist, ist die IHK für die Industrie und den Handel verantwortlich. Bei beiden Kammern werden Existenzgründer in der Regel in den ersten beiden Jahren von den Beiträgen freigestellt, sofern es sich dabei um Personengesellschaften handelt. Kapitalgesellschaften hingegen müssen schon ab der Unternehmensgründung Beiträge zahlen. Die Beiträge werden meistens schon bei der Businessplanerstellung einbezogen, machen aber im Vergleich zu allen anderen Betriebskosten einen nur geringen Kostenpunkt aus.


Welche Unternehmen müssen im Handelsregister eingetragen werden?
Einige Betriebe müssen auch in das Handelsregister eingetragen werden. Das Handelsregister dient dazu, dass sich die Öffentlichkeit über die eingetragenen Unternehmen informieren kann. Die Anmeldung beim Handelsregister erfolgt über einen Notar.
Unternehmen, die dort eingetragen werden müssen sind Kaufleute, also Einzelunternehmen, und Unternehmen mit der Rechtsform AG, KG, GmbH, UG und OHG. Daneben gibt es noch einige Unternehmen, die eingetragen werden können, aber nicht müssen, und solche die nicht eintragungspflichtig sind.

Im Handelsregister gibt es zwei Unterteilungen. Zum einen die Abteilung A, in der alle natürlichen Personen und Personengesellschaften aufgeführt sind, sprich OHG, KG und eingetragene Kaufleute. Und zum anderen die Abteilung B, in der die Daten zu allen juristischen Personen aufgeführt sind, sprich Unternehmen mit der Rechtsform GmbH oder AG.

Wenn Sie ein Einzelunternehmen oder eine GbR gründen möchten und nicht genau wissen, ob ein Eintrag in das Handelsregister in Ihrem Fall erforderlich ist, können Sie das am besten mit einem Existenzgründungsberater klären, den Sie über das Anfrageformular anfordern können.


Wann ist ein Eintrag im Partnerschaftsregisters notwendig?
Sowohl die Führung des Handelsregisters als auch des Partnerschaftsregisters unterliegt dem regionalem Amtsgericht.

Wenn sich Freiberufler zur Ausübung ihrer Berufe zu einer Partnergesellschaft zusammenschließen, so muss bei dieser Rechtsform ein Eintrag im Partnerschaftsregister erfolgen. Es können jedoch nur natürliche Personen einer Partnerschaft angehören, wie z.B. Heilpraktiker, Steuerberater, Ärzte, Hebammen, Wirtschaftsprüfer, Architekten, Journalisten, Ingenieure, Künstler etc.

Für die Eintragung ist in jedem Fall eine notariell beglaubigte Anmeldung erforderlich. Die Eintragungskosten werden am Einheitswert des Betriebsvermögens bemessen.

Im Partnerschaftsregister sind dann folgende Angaben gespeichert:
  • der Name eines jeden Partners und deren ausgeübten Berufe
  • der Name der Partnerschaft, dessen Sitz und Gegenstand
  • die Auflösung der Partnerschaft
  • und Informationen zum Insolvenzverfahren (Daten zur Eröffnung, Einstellung, Aufhebung)

Die Partnerschafts-, Handels- und Genossenschaftsregister wurden mittlerweile weitestgehend digitalisiert und zentral bei den Amtsgerichten geführt, wie z.B. in Baden-Württemberg. Über das Internet sind die Registerdaten abrufbar.


Was man über Sozialversicherung und Berufsgenossenschaft wissen sollte
Bei einer Existenzgründung ist es sinnvoll sowohl für das Gewerbe als auch für sich selbst, die ein oder andere wichtige Versicherung abzuschließen.
Wenn Sie auch Mitarbeiter beschäftigen möchten, so kommt hier die gesetzliche Sozialversicherung zu tragen, in der fast jeder Arbeitnehmer Pflichtmitglied ist. Dieses Vorsorgesystem besteht aus den folgenden Komponenten: die Kranken- und Pflegeversicherung, die Unfallversicherung, die Arbeitslosenversicherung und die Rentenversicherung.

Mit der Unfallversicherung sind Arbeitnehmer bei Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten abgesichert. Träger der gesetzlichen Unfallversicherung ist die gewerbliche Berufsgenossenschaft. Den Beitrag muss allerdings der Arbeitgeber in voller Höhe zahlen. Die Beitragshöhe ist jedoch unterschiedlich und richtet sich nach der entsprechenden Berufs-Gefahrenklasse. Alle anderen Beiträge der Sozialversicherung teilen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber in der Regel jeweils zur Hälfte.

Im Falle der Unfallversicherung müssen die Beiträge an die Berufsgenossenschaft gezahlt werden. Die Zahlung der übrigen Beiträge zur Sozialversicherung wird über die gesetzliche Krankenkasse abgewickelt. Die entsprechende Berechnung ist vom Arbeitgeber vorzunehmen.

Die Kernaufgaben der gesetzlichen Unfallversicherung liegen in der Prävention, Rehabilitation und Entschädigung. Die Berufsgenossenschaften Unfallkassen sind dabei die Versicherungsträger. Primär sollen Arbeitsunfälle, Berufskrankheiten und arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren verhindert werden. Wenn jedoch ein Versicherungsfall vorliegt, wird eine umfassende medizinische Versorgung zur Wiederherstellung der Gesundheit und der Arbeitskraft bereitgestellt sowie eine Entschädigung für die Versicherten, in Form einer Unfallrente oder eines Verletztengeldes, aber auch der Hinterbliebenen geleistet.

Die Mitgliedschaft eines Unternehmens in der branchenspezifischen Berufsgenossenschaft ist gesetzlich geregelt. Die jeweilige Berufsgenossenschaft wird automatisch über die Gründung eines Unternehmens durch das Gewerbeamt in Kenntnis gesetzt, jedoch sollte man besser auch selbst die Berufsgenossenschaft informieren.


Mehr Informationen zu den Meldepflichten und Behördengängen
Der Gang zu den Behörden und die unterschiedlichen Meldepflichten können je nach Unternehmensform sehr umfangreich und teilweise auch nicht ganz einfach sein. Wenn Sie tiefergehende Informationen dazu wünschen, oder sich von einem Gründungsberater unterstützen lassen möchten, können Sie über unser Anfrageformular ganz unkompliziert einen Termin vereinbaren. Ein kompetenter Berater klärt alle Ihre Fragen zu Genehmigungen, Zulassungen und Qualifikationen und weist Sie darauf hin, welche weiteren Formalitäten für Ihre Gründung zu erledigen sind.
 

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