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Buchhaltung & Controlling

Bei einer Existenzgründung ist der Bereich Buchhaltung und Controlling besonders wichtig, nicht nur bei Großunternehmen, sondern auch bei Kleinunternehmen, da hiermit sowohl gesetzliche Anforderungen erfüllt werden müssen als auch die Unternehmenssteuerung erleichtert wird.
Bei der Buchführung werden alle Einnahmen und Ausgaben erfasst, um immer im Blick zu haben in welcher wirtschaftlichen Lage sich der Betrieb befindet. Ob die Finanzbuchhaltung, die Lohnbuchhaltung oder die Steuererklärung – es gibt einiges an administrativen Dingen, die man als Selbständiger zu beachten und zu erledigen hat.
Die folgenden Informationen sollen Ihnen als kleine Hilfestellung dienen, damit Sie wissen, was bei einer Existenzgründung im Hinblick auf die Buchhaltung auf Sie zu kommt. Wenn Sie weitergehende Hilfe zu den einzelnen Punkten benötigen, haben Sie überdies auch die Möglichkeit, sich von einem Gründungsexperten unterstützen zu lassen, den Sie ganz unverbindlich über das Anfrageformular anfordern können.

Die wichtigsten Infos zu Buchhaltung und Controlling

Was versteht man Buchhaltung und Controlling?
Die Buchhaltung eines Unternehmens befasst sich mit der Buchführung bzw. mit dem betrieblichen Rechnungswesen, das die Planung, Kontrolle und Steuerung der betrieblichen Vorgänge ermöglicht. Innerhalb der Unternehmensorganisation wird das betriebliche Rechnungswesen auch als Teilbereich des Controllings betrachtet, sodass die Buchhaltung und das Controlling meist als ein Aufgabenbereich eines Unternehmens wahrgenommen werden.

Genau genommen werden bei der Buchhaltung alle Geschäftsvorfälle aufgezeichnet und gebucht, um damit die gesetzlichen Anforderungen erfüllen zu können. Eine möglichst lückenlose Erfassung aller Zahlen, soll das Unternehmen hinsichtlich des Vermögens und der Schulden darstellen und im Zuge der jährlichen Ergebnisrechnung eine Auswertung für das Finanzamt oder die Bank bereitstellen. Beim betrieblichen Rechnungswesen werden auch nur reale Buchungen und Werte dargestellt in vergangenheitsorientierter Arbeitsweise, während das Controlling reale und auch kalkulatorische Buchungen und Werte darstellt und nicht nur vergangenheits- sondern auch zukunftsorientiert vorgeht. Zudem kümmert sich das Controlling weniger um die gesetzlichen als um die internen Anforderungen des Managements und sucht nach konkreten Handlungsalternativen zur Steuerung des Unternehmens. Daher reichen beim Controlling auch keine jährlichen Auswertungen wie bei der Buchführung aus, sondern es erfolgen monatliche Unternehmensauswertungen, um schnell Entscheidungen treffen und Anpassungen vornehmen zu können in Bezug auf die Organisation, die Produktion oder das Marketing. Im Prinzip nutzt das Controlling die Ergebnisse des Rechnungswesens, um geeignete Maßnahmen zur Unternehmenssteuerung zu ergreifen und um die Unternehmensziele zu erreichen.


Was besagt die Kleinunternehmerregelung und wer kann sie nutzen?
Wenn für Existenzgründer die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Frage kommt, so erspart ihnen diese einiges an administrativem Aufwand. Mit dieser Regelung wird das Umsatzsteuerrecht für Kleinunternehmen vereinfacht, indem der Unternehmer auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen muss, wenn die Umsätze gewisse Jahresgrenzen nicht übersteigen, sodass auch keine regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen durch den Unternehmer erfolgen müssen. Unter Umständen kann die Kleinunternehmerregelung aber auch nachteilig sein, da das Kleinunternehmen dann selbst auch keine Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückfordern kann, was z.B. bei einem hohen Wareneinsatz von Nachteil wäre.
Als Kleinunternehmen gilt, wer im Vorjahr nicht mehr als 17.500 Euro an Umsatz erzielt hat bzw. der voraussichtliche Umsatz im laufenden Jahr nicht 50.000 Euro übersteigt. Da bei einer Unternehmensneugründung ja noch kein Vorjahresumsatz vorliegt, wird in dem Fall der voraussichtliche Umsatz im Gründungsjahr mit der Grenze von 17.500 Euro verglichen. Mit der Kleinunternehmerregelung entfällt jedoch nicht die allgemeine Buchhaltungsverpflichtung.

Ob es für Kleinunternehmen insgesamt Sinn macht diese Regelung anzuwenden, ist bei jedem Kleinunternehmen unterschiedlich. Wenn zum Kundenklientel eher Privatpersonen gehören, die die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern können, ist es von Vorteil, wenn man seinen Kunden keine Umsatzsteuer auf den Rechnungsbetrag aufschlagen muss und so auch sein Produkt zu einem niedrigeren Preis als die Konkurrenz anbieten kann.
Wenn es sich bei der Kundenklientel aber vorwiegend um Geschäftskunden handelt, ist es für diese nicht relevant, ob die Umsatzsteuer berechnet wird oder nicht, weil diese beim Finanzamt wieder zurückgefordert werden kann. Hier muss das Unternehmen für sich selbst entscheiden, ob die Regelung Vorteile bringt oder nicht.


Welche Komponenten umfasst die Buchhaltung im Wesentlichen?
Die Buchhaltung besteht im Wesentlichen aus den folgenden Teilbereichen:
  • Finanzbuchhaltung: dokumentiert alle Geschäftsvorfälle in Form von Rechnungen. Sie bucht die Einnahmen und Ausgaben für die Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung. Dabei ist von der Unternehmensgröße abhängig, ob eine einfache oder doppelte Buchführung durchgeführt werden muss. Helfen kann Ihnen hierbei eine geeignete Buchhaltungssoftware, Ihr Steuerberater oder ein Gründungsberater.
  • Lohnbuchhaltung: wickelt die Lohn- und Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter ab und nimmt die damit verbundenen Sozialversicherungsabgaben und Lohnsteuerabführungen vor.
  • Anlagenbuchhaltung: verwaltet die Güter des Anlagevermögens und gibt Auskunft über den Zustand, die vorhandene Menge und den Wert der Anlagen.
  • Kreditorenbuchhaltung: überwacht alle Verbindlichkeiten gegenüber Geschäftspartnern, damit keine offenen Rechnungen übersehen werden und diese in Abstimmung mit der eigenen Liquidität beglichen werden.
  • Debitorenbuchhaltung: kontrolliert, ob die Kunden ihre Rechnungen gezahlt haben, damit fehlende Zahlungseingänge schnell erkannt werden und die Liquidität des Unternehmens nicht gefährdet ist.
  • Lager- oder Mengenbuchhaltung: findet man insbesondere in Großunternehmen vor, die über Materiallager verfügen, um einen Überblick zu erhalten, wie viel Material zu welchem Wert vorhanden ist und um rechtzeitig Nachbestellungen vornehmen zu können.
  • Kosten- und Leistungsrechnung: sie ermittelt über Kostenstellen die Leistungsfähigkeit der einzelnen Unternehmensabteilungen und lässt erkennen, bei welcher Kostenstelle eingespart werde könnte oder muss, z.B. durch Out-Sourcing.


Warum benötigt ein Unternehmen eine Buchführung?
Anhand der Buchführung kann der Erfolg bzw. Misserfolg eines Unternehmens dargestellt werden. Die erfassten Zahlen in der Buchhaltung zeigen ganz genau, wie sich das Unternehmen entwickelt hat und geben Aufschluss darüber, ob Sie vielleicht Investitionen tätigen oder sogar expandieren können. Dazu ist möglicherweise auch zusätzlich noch ein Bankdarlehen nötig, das Sie wiederum nur beantragen können, wenn die Auswertungen des betrieblichen Rechnungswesens vorliegen. Zudem dienen die Zahlen auch zur Erstellung der Steuererklärung, die Sie als Unternehmer zwangsläufig machen müssen.
Wenn Sie aufgrund der Buchhaltung nun wissen, wie Ihr Unternehmen wirtschaftlich dasteht, können Sie entsprechende Entscheidungen treffen und Maßnahmen ergreifen, um den Betrieb gegebenenfalls noch zu optimieren.

Bei eher kleineren Betrieben ist eine einfache Buchhaltung für überschaubare Geschäftsprozesse mit einer Einnahmen- und Ausgabenübersicht meist ausreichend, während Unternehmen ab 600.000 € Umsatz aber auch Kaufleute nach §1 HGB dazu verpflichtet sind, eine doppelte Buchführung vorzunehmen. Diese Buchführungspflicht sieht eine Gewinn- und Verlustrechnung und einen Jahresabschluss vor. Ein Gründungsberater kann Sie genau darüber informieren, ob Sie für Ihr Unternehmen eine doppelte Buchführung betreiben müssen, oder ob die einfache in Ihrem Fall ausreicht.

Darüber hinaus ist auch jeder, bis auf wenige Ausnahmen, der ein Handelsgewerbe auf selbstständiger Basis führt, buchführungspflichtig. Dies gilt jedoch nicht für freien Berufe oder die Land- und Forstwirtschaft.


Worauf sollten man bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware achten?
Da die Buchhaltung eines Unternehmens sehr zeitaufwendig, umfangreich und kompliziert sein kann, empfiehlt es sich, mit einem entsprechenden Rechnungswesen-Programm zu arbeiten, wenn man zunächst ohne einen kostspieligen Buchhalter auskommen möchte. Doch hier gibt es eine riesen Auswahl an unterschiedlicher Buchhaltungssoftware und es ist gar nicht so einfach, die passende für sich zu finden.
Wichtig bei der Auswahl ist vor allem, dass die Software einfach und intuitiv zu bedienen ist, sodass auch Buchhaltungslaien ohne eine aufwendige Einweisung damit umgehen können. Das Programm sollte noch einige weitere Aufgaben erfüllen und Faktoren sicherstellen, u.a, dass die Einnahmen und Ausgaben steuerrechtskonform und ohne Lücken erfasst werden. Auch Hilfestellungen und Tipps zur Steuererklärung sollten vorhanden sein sowie permanent verfügbare Auswertungen zur finanziellen Situation und Entwicklung des Unternehmens.
Ein weiteres Leistungsmerkmal einer guten Software ist die DATEV-Schnittstelle, durch die die eingegebenen Buchhaltungsdaten ganz einfach an den Steuerberater übermittelt werden können. Standardmäßig sollte auch die Funktion zur elektronischen Übermittlung der Dauerfristverlängerung und der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt in dem Programm integriert sein. Professionelle Buchhaltungsprogamme ermöglichen zudem auch die Erstellung einer E-Bilanz, was speziell für bilanzpflichtige Unternehmen ein wichtiges Feature ist. Darüber hinaus sollte man bei der Wahl der Software auf einen gut erreichbaren Kundenservice achten, der alle Fragen möglichst schnell und kompetent beantworten kann, wenn man mit dem Hilfeassistenten der Software nicht die passenden Antworten findet. Hilfreich sind auch Tools zur Überprüfung der Finanzen und Erinnerungsfunktionen, um keine wichtigen Abgabetermine beim Finanzamt zu verpassen.


Wo bekomme ich Hilfestellung zum Buchhaltung und Controlling?
Da man sich als Unternehmensgründer am Anfang so vielen Aufgaben stellen muss und sich gerade mit dem Thema Buchhaltung und Controlling schnell überfordert fühlen kann, sollte man sich eine fachkundige Hilfe dazu suchen, wie z.B. einen Existenzgründungsberater. Dieser kennt sich u. a. mit dem Investitionsabzugsbetrag für Unternehmensgründer oder dem Gründerdarlehen aus.

Es ist generell sehr schwierig, alle Faktoren und Informationen für die Durchführung der Buchhaltung selbst zu recherchieren, da man nur bedingt auswerten kann, inwiefern diese Informationen für die eigene Situation auch tatsächlich relevant sind und ob man nicht andere wichtige Punkte übersehen hat. Zudem profitiert man bei einem Gründungsberater von dessen langjährigen Erfahrung im Bereich Buchhaltung und Controlling und erhält wertvolle Tipps, um z.B. Kostenfallen aufzuspüren und um Fehlentscheidungen zu vermeiden.

Um jedoch einen ersten Überblick über die Buchführung zu gewinnen, kann man sich bei der IHK anhand verschiedener Broschüren grundsätzlich informieren. Diese reißen auch steuerliche Themen, wie die Einkommenssteuer oder die Gewerbe- und Umsatzsteuer an. Je nach Bundesland sind auch entsprechende Leitfäden mit Steuertipps erhältlich.


Mehr erfahren über Buchhaltung und Controlling
Nachdem Sie hier einen kleinen Einblick in den Bereich Buchhaltung und Controlling erhalten haben, stellen sich Ihnen vielleicht noch weitere Fragen, speziell im Hinblick auf Ihre eigene Unternehmenssituation, die Sie gerne klären möchten.
Hierzu bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich über unser Anfrageformular mit einem professionellen Gründungsberater in Verbindung zu setzen, der Sie über alle für Sie relevanten Bereiche der Buchhaltung informiert und mit Ihnen klärt, ob ggf. die Kleinunternehmerregelung für Sie von Vorteil wäre und mit welcher Software Sie am besten Ihre Buchführung im Griff haben.
 

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